Kundecase
Sådan fik Royal Unibrew et forenklet og automatiseret eksportworkflow med overraskende mange gevinster
Fra en kompleks hverdag med mange forskellige applikationer og systemer til...
Her får du opskriften på, hvordan du automatiserer et komplekst, fragmenteret og manuelt båret eksportworkflow. Det giver både en unik indsigt i logistikforretningen, sparer tid og penge – og skaber ikke mindst gladere medarbejdere
Hver år forlader 800.000 paller med Faxe, Ceres, Pepsi og masser af andre læskende drikke bryggerigigantens lagre.
De dygtige Royal Unibrew-medarbejdere i Faxe havde styr på det store logistiske puslespil, og derfor havde man længe været opmærksom på, hvilke processer man med fordel kunne automatisere og optimere.
Det var den ‘rejse’ man nu var moden til at sætte i gang – og høste frugterne af.
Kundecasen på 1 minut
- Ikke compliant
- Uoverskuelig proces
- Kollegaer kan ikke overlappe for hinanden
- Ingen udnyttelse af data på tværs i processen
- Høj grad af kompleksitet med mange systemer og processer
- Mange manuelle handlinger i mails, Google sheets m.m. gjorde det fx var besværligt og langsommeligt at få status på forsendelserne
- Samle data og reducere kompleksitet
- Mulighed for læring for at skabe fremdrift
- Automatisering eliminerer manuelle processer
- Bruge én platform som ’hub’ for at samle og genbruge data
- Integrationer mellem transportører, SAP, SKAT og eksportplatform
- Højere compliance
- Stor grad af overskuelighed + det er nemt at overlappe kollegaerne imellem
- 3 timers tidsbesparelse i transportbookinger i Europa på forsendelser booket rundt i Europa (ikke DK)
- 1,5 time ugentlige tidsbesparelser med deling af dokumenter med speditør på forsendelser til UK
- Ca. 10 min. tidspbesparelse på udarbejdelse af elektronisk Grønlands afgiftsanmeldelse i platformen (600 stk.). Før platformen var det en kæmpe udfordring. Eksklusiv evt. tid brugt på fejl i manuelle indtastninger.
- Analyse af data og ’shipping delay reasons’ giver fremtidigt potentiale, bl.a. når der skal forhandles med transportører
- Toldudførsler sker automatisk
- Masser af udviklingsmuligheder – ikke mindst med AI
...en hverdag med et automatiseret supply chain management
>>
“Vores ambition var at samle alle de fragmenterede applikationer og løsninger i ét system”
For Royal Unibrew var der naturligvis betydelige gevinster at hente ved at optimere virksomhedens supply chain management, når rundt regnet en halv mia. liter forlader lageret på vej til tørstige ganer i hele verden.
Logistics Director Kristian Millert Møller og International Logistic Manager Lene Ella Olsen kunne tydeligt identificere og fremskrive ønskerne til, hvordan man kunne igangsætte et større digitaliseringsprojekt. Ved at automatisere dataoverførslen fra SAP til oprettelse af HC (sundshedscertifikater), COO (oprindelsescertifikater), CMR fragtbrev, DMS (toldudførsler), transportbookinger og EMCS var der et stort potentiale for Royal Unibrew til at reducere antallet af platforme og centralisere data. Og derfor var de allerede godt parate, da de rakte ud til Contenera, som de kendte fra tidligere (da vi hed ClearView Trade).
Der var behov for at nytænke en ellers kompleks, fragmenteret og meget manuelt båret eksportproces. Man nedsatte en styregruppe på tværs af Royal Unibrew, Contenera, speditører/transportører og med eksternt projektleder – med et stærkt mandat og buy-in fra ledelsen.
>>
>>
Masser af besparelser
Sådan gør platformen hverdagen lettere for logistik-teamet
I dag: Klassisk, analogt og manuelt
- Mange manuelle handlinger
- Intet genbrug af data på tværs af eksportdokumenter m.m.
- Det er svært at overlappe for kollegaer ved sygdom, ferie osv.
- Kan kræve flere applikationer for at udføre ønskede handlinger
- Analogt setup kan gøre det svært at fastholde og tiltrække yngre medarbejdere
- Større fejlrate ved manuelle indtastninger
- Egne integrationer kræver ressourcer til vedligeholdelse
- Udviklingsomkostninger til egne integrationer er ofte høje
- Det er svært at optimere processer og spare tid
I morgen: Digitalt, automatisk og intelligent
- Det er lettere at reducere et fragmenteret setup
- Højere grad af mulighed for at anvende logikker og automatisering
- Genbrug af data på tværs i organisationen og i processer
- Det er let at budgettere med en online løsning
- Fastholdelse og tiltrækning af arbejdskraft er nemmere pga. digital tilgang
- Reduktion i antal af applikationer
- Det er let at spare tid og undgå fejl
- Mulighed for deling af forsendelsesdata med kunder og partnere
- Platformen bruges af 3.500 virksomheder - ingen 'børnesygdomme'
>>
SAP-integration med muligheder
På ønskelisten for at digitalisere Royal Unibrews supply chain management stod bl.a. at:
- Reducere antallet af applikationer til 5 fra 7 (med introduktion af cloud-platform)
- Samle data og skabe ét samlet ’vandrør’ i stedet for at data eksisterer i mange forsekellige kanaler
- Øge compliance – skabe mere sikker håndtering af data i IT-systemer og lagring på servere i EU
- HC (sundshedscertifikater), COO (oprindelsescertifikater), CMR fragtbrev, DMS (toldudførsler), transportbookinger og EMCS
- Effektivisere samarbejdsprocesser gennem integration af SAP og Kuehne + Nagel (multinational transport- og logistikkoncern) i Contenera-platformen
Royal Unibrews målsætninger inden projektet blev startet op:
- Compliance – Export declarations EMCS & e-Export
Royal Unibrew ønskede at skifte til Contenera-platformen, inden Toldstyrelsen overgik til nyt EU system (DMS) i stedet for det nu tidligere e-Export. På den måde slap man for at udvikle og være ansvarlig for at vedligeholde egen integration til DMS. - Compliance – Less complex daily operation
Man brugte tidligere et værktøj hvor deling af data, bookninger og opdatering af status med transportørerne foregik manuelt. En automatiseret og mere compliant løsning var målet - System support – One platform for transport management
Man arbejdede i mange forskellige applikationer/systemer (inkl. egenudviklede) for at udføre de daglige opgaver, men kompleksiteten fortsatte med at stige med flere kunder og markeder og flere fabrikker rundt i Europa. Ønsket var at samle flere løsninger på Contenera-platformen - Digitalization & Automation of our Export Processes
Royal Unibrew har opnået store tidsbesparelser på dele af deres operation særligt med transportbookinger til speditører/transportører, upload af eksportdokumenter til speditører samt digitalisering af Grønlandsafgiftsanmeldelser, som hidtil har været meget tidskrævende - Customer of Choice – Making Royal Unibrew an Attractive Business Partner + The Preferred Choice
Man har lavet integrationer til speditører for at opnå optimeringer, besparelser og statusopdateringer i realtid for vejtransport- og søfragt til glæde for alle parter
Nøglen til succes: Integrationen mellem SAP, Contenera, speditører/transportører og Toldstyrelsen
Man ønskede at slå flere fluer med ét smæk, for at få et bedre eksportworkflow. Ved at samle kanalerne til ét ”vandrør”, ville man dermed fjerne behovet for at skifte mellem mange applikationer.
Scenariet med at kunne tilbyde kunderne, at de kunne betjene sig selv via en digital adgang og her se status på deres ordrer i realtid, var en af drivkrafterne. Alle ville dermed kunne tilgå og dele de samme informationer og dokumenter, fordi alt ville blive samlet i platformen.
Via integration med data flydende fra SAP til Contenera-platformen og tilbage til SAP – Og fra platformen og ud til EMCS, DMS m.m. Integrationerne til transportørerne giver alle involverede adgang til data om samtlige forsendelser.
De innovative planer for fremtidens logistik har i dag betydet, at man har skabt besparelser, fået værdifulde forretningsindsigter, og står nu med et endnu bedre arbejdsmiljø med endnu mere motiverede medarbejdere. Samtidig har man fået et fantastisk fundament, som kommer til at åbne op for flere værdifulde udviklingsprojekter.
Logistikteamets innovative tilgang og høje men realistiske ambitioner har gjort det lettere at få ledelsens buy til en så stor forandring i supply chain-setuppet.
Opskriften til hemmeligheden bag projektets succes skal findes blandt flere ingredienser blandt alle i styregruppen:
- Innovation og konstant nysgerrighed
- Fokus på automatisering
- Kompromisløshed
>>
>>
Automatiske toldudførsler
Fremtiden er lys
- Analysering af data giver indblik i årsag til evt. forsinkelser (’shipping delay reasons’)
- Forhandlinger med transportører sker på baggrund af aggregerede data
- Dybdegående inblik i data stiller Royal Unibrew stærkt i forhandlinger af transportkontrakter
- Datadrevet tilgang fodrer Royal Unibrew med kundedata (info til kunderne om deres ordre + forsinkelser) og Power BI dashboard til sælgerne i USA
- Upload med Attachment service med AI, som læser og finder referencerne på Royal Unibrews ekpsortfakturaer og fakturaer, som derefter automatisk uploades på forsendelser i platformen. Derefter deles de med forwarder eller bruges internt og til deling med kunderne.
I dag laves alle dokumenter i platformen. Det er nemt at håndtere shipments og tracking. Næste step bliver at udvide rapportering, så Royal Unibrew kan tracke både egen og leverandørernes performance.
På den måde vil får bryggeriet værdiskabende viden om årsager til evt. forsinkelser i alle led. Det være sig i pakke-, produktions- og leveringsledet.
Indsigt i data giver overraskende fordele
Alle data bliver tilgængelige og kan danne baggrund for analyser på tværs af alle forsendelser. På den måde bliver dialogen med transportørerne meget transperant. Ikke mindst når vi zoomer ind på forbedringspotentialer – og når der skal laves tender.
Platformen bliver en slags kontroltårn, som giver betydelige fordele for hele supply chain management-teamet i Royal Unibrew.
Via Power BI vil vi sammen med bryggeriet sætte individuelle dashboards op til kunderne, så deres data automatisk opdateres. Alle involverede kan dermed følge forsendelserne i realtid, og på den måde spares der oceaner af tid og forstyrrelser reduceres betragteligt.
På trods af at det ikke var en del af den oprindelige målsætning og kravspecifikation, betyder de mange muligheder at man kommer til at kunne analysere og agere på en stor mængde data, som medvirker til at gøre casen endnu mere profitabel for Royal Unibrew. Derudover åbner integrationerne op for yderligere automatiseringspotentialer, som vi sammen kommer til at dykke dybt i.
Det bliver fagre nye verden – og fremtiden har vi blot lettet skruelåget på…
Færre fejl
>>
Del artikel
Bagom Royal Unibrew
Royal Unibrew er en førende regional multi-drikkevarevirksomhed med stærke lokale brandporteføljer med hovedmarkeder i Norden, de baltiske lande, Holland, Italien, Frankrig og Canada. Derudover sælges produkterne i mere end 70 lande i resten af verden.
Læs mere om Royal Unibrew: https://www.royalunibrew.dk
Kundecases du måske er interesseret i
Danish Crown fjerner stress med digitale fødevarecertifikater
Hvordan fjerner du stress og minimerer fejl med digitale fødevarecertifikater i en travl hverdag? Læs med her, og bliv inspireret af, hvordan Danish Crown i Vejle har fået masser af daglige gevinster.
European Wood Corporation fjerner dagevis af ventetid med digitale oprindelsescertifikater
European Wood Corporation plejede at vente flere dage på deres oprindelsescertifikater. Nu modtager de certifikaterne inden for 1 time, fordi de udstedes digitalt. Læs casen, og oplev fordelene.
DISA: “Vi får nu vores digitale oprindelsescertifikater monsterhurtigt”
DISA digitaliserede deres oprindelsescertifikater og sparer store mængder tid og penge på håndtering. Oplev alle fordelene ved at lave dine oprindelsescertifikater digitalt.
Skal vi snakke logistik?
Vi står på hænder for at finde holdbare digitale løsninger for vores kunder. Det første skridt er at blive klogere på, hvad du har behov for hjælp til. Udfyld felterne herunder – så finder vi vejen sammen.
